Conseils utiles

Comment préparer un séminaire et ne pas tout gâcher

Pin
Send
Share
Send
Send


Dans le monde moderne, il est important de pouvoir organiser des séminaires. Il s'agit d'une forme interactive de transfert de connaissances, d'informations obtenues dans le cadre de recherches, etc. malgré le fait que le public a la possibilité de se joindre au sujet en posant des questions ou en faisant des commentaires. Dans cet article, nous vous expliquerons comment organiser un séminaire. Il existe également des services de séminaire http://bigevent.ru/delovye_meropriyatiya/organizaciya_i_provedenie_seminarov_i_konferencij_v_voronezhe/ - une bonne entreprise qui peut organiser des travaux à haut niveau.

La liste suivante contient des suggestions et des recommandations pour la préparation de votre séminaire:

  • Choisissez un sujet intéressant.

Bien que le choix de votre thème puisse sembler être une tâche courante, il s'agit d'un facteur très important pour le succès de votre présentation. Les sujets trop vastes contiendront tellement d'informations qu'il sera impossible de tout dire, par exemple dans une conversation de 40 minutes. D'un autre côté, il sera très difficile de rassembler suffisamment d'informations pour remplir 40 minutes si votre sujet est très spécifique. Il est préférable de faire une étude préliminaire pour déterminer la quantité d'informations disponibles avant de commencer à travailler.

  • Recueillir des informations sur un sujet sélectionné.

Vous pouvez commencer par une recherche Google, mais gardez à l'esprit que la plupart des informations que vous trouverez sur Internet seront inappropriées ou inutiles pour votre séminaire. Dans la plupart des cas, vous ne devez PAS utiliser les informations qui apparaissent UNIQUEMENT sur le site Web pour votre présentation. Les revues scientifiques sur Internet font exception à cette règle. Vous pouvez trouver des sites Web qui montrent quels chercheurs travaillent dans votre domaine d'intérêt et peuvent même avoir des copies de certains de leurs articles scientifiques. Vous pouvez également trouver des rapports de recherche informels, mais ils ne devraient être utilisés que comme points de départ pour une étude détaillée déjà dans la bibliothèque. Lorsque vous avez un aperçu général du sujet, il est temps de vous concentrer sur la littérature scientifique principale. La littérature primaire fait référence à des articles qui ont été soigneusement étudiés par d’autres chercheurs avant leur publication.

La plupart de vos recherches à la bibliothèque peuvent être effectuées à l'aide d'un ordinateur. Il existe plusieurs excellentes bases de données dans lesquelles vous pouvez aller, et dans de nombreux cas, vous pouvez trouver le texte intégral des articles sur Internet. Si l'article que vous voulez n'est pas disponible sur Internet, il se peut qu'il soit disponible en copie papier dans votre bibliothèque ou que vous deviez peut-être le demander à une autre bibliothèque. Il est très probable que vous deviez demander quelques articles à d'autres bibliothèques, vous devriez donc commencer votre recherche plus tôt.

Il est important de conserver un enregistrement complet pour chacune de vos sources d’information. Pour chaque source, vous devez enregistrer les éléments suivants: auteur, date de publication, titre de la publication, éditeur et numéros de page. Les sites Web ont également une adresse Web (URL) et la date à laquelle vous les avez consultées (car le site peut changer au fil du temps). Ces informations doivent être présentées sous forme de bibliographie lorsque vous présentez votre atelier.

Atelier atelier comment faire?

N'oubliez pas que si votre atelier a l'apparence de votre atelier, alors votre événement devrait être destiné aux juniors. Vous pouvez supposer que votre auditoire aura une expérience de base dans le domaine dont vous souhaitez parler, par exemple, la biologie (si tout le monde a suivi le cours), mais vous ne pouvez pas supposer que tout le monde connaisse quelque chose sur la biochimie, la biologie du développement, l'immunologie. ou écologie du plancton. Par conséquent, l'introduction de votre séminaire devrait inclure une section dans laquelle vous présenterez les informations de base nécessaires à la compréhension de vos conversations. Ces informations se trouvent couramment dans des sources secondaires telles que des manuels, des articles de synthèse et des périodiques généraux. La majeure partie du reste de votre séminaire doit être consacrée à la littérature primaire, telle que les articles de magazine, les actes de conférence, etc. Les informations doivent être aussi actuelles que possible, de préférence au cours des 5 dernières années.

De combien de liens avez-vous besoin? Cela varie d'un sujet à l'autre, mais vous devez choisir un sujet dans lequel vous pouvez trouver au moins 10 articles dans la littérature grand public.

Comment organiser un séminaire?

Les informations collectées doivent être insérées dans les sections suivantes:

  1. Une brève description de votre sujet, indiquant pourquoi il s'agit d'un sujet important et intéressant
  2. L'historique de votre sujet menant aux informations qui seront présentées dans votre conversation.

  • Utilisez les informations que vous avez rassemblées pour parler des problèmes principaux et des problèmes qui ont entouré votre sujet. Ensuite, parlez-nous des études qui ont été menées afin de trouver des réponses à ces questions.
  • Pour la plupart des sujets, les spécialistes discutent toujours de la façon dont certaines choses se passent et pourquoi. Vous devez présenter les points de vue de toutes les parties, puis donner votre propre interprétation et évaluation de la situation ou du problème.

  1. Résumer
  2. Discutez des questions supplémentaires auxquelles vous devez répondre pour rendre votre sujet plus compréhensible.

Vous savez maintenant comment organiser un séminaire.

Il devrait être de nature scientifique et reposer sur des liens primaires (études originales publiées dans des revues à comité de lecture). Ne vous contentez pas de rendre compte des résultats de la recherche sur l'homme, mais indiquez comment la science a été menée. Les données, les méthodes expérimentales et les statistiques doivent constituer une partie importante de votre atelier. Comment mener un séminaire? Pour ce faire, votre séminaire devrait tenter de répondre aux questions suivantes:

  • Quel est le mécanisme?
  • Comment savons-nous?
  • Quelle est la preuve?
  • Médias audiovisuels.

Utilisez des illustrations, des graphiques et des tableaux pour illustrer vos conversations et clarifier les points clés. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le programme Power Point. N'oubliez pas de spécifier la source de votre vidéo et de votre son afin que ceux qui le souhaitent puissent trouver et regarder autre chose de votre sujet.

Votre séminaire devrait durer aussi longtemps que vous avez reçu. Mais les matériaux devraient être à l'heure, 2 fois plus que les établis. Cela se produit au cas où des problèmes techniques seraient découverts et, au lieu de montrer de l’audio et de la vidéo, vous devrez parler davantage du sujet.

Début de préparation

C'est le premier événement majeur que nous avons dû organiser. Par conséquent, il y a eu des erreurs et des crevaisons.

Initialement, le séminaire s’appelait "Comment former un chaton dans un bac en 2 semaines avec Bitrix 24", mais il n’a pas fait l’objet d’une coordination dans Bitrix, nous avons donc dû en inventer un nouveau.

Si nous pouvions faire pression sur l'ancien nom du sujet, la bannière du séminaire ressemblerait à ceci:

Les sujets du séminaire et leur nombre changeaient chaque semaine jusqu'à la fin novembre. Et tout cela parce que nous voulions trouver les matériaux les plus intéressants et les plus pertinents. Les souhaits du public (nous avons demandé lors de l'inscription) étaient différents. L'un s'intéressait au marketing sur Internet, l'autre à la création d'un site Web, puis à sa promotion. Nous avions un gros travail à faire: ne pas tout gâcher et donner des informations vraiment précieuses à ceux qui viennent.

Mais ce n’est pas tout ce que nous avons rencontré.

Emplacement

Les thèmes sont sélectionnés, la page de destination est prête. Mais où se tiendra l'atelier?

Le principal problème lorsque vous choisissez un endroit convenable est que vous ne savez pas combien de personnes viendront. Bien sûr, il était possible de limiter le nombre d'auditeurs, mais nous voulions que le plus grand nombre de personnes possible vienne.

Il nous a fallu environ une journée pour rechercher et appeler des salles de conférence appropriées. Quelque part, il n’y avait pas d’équipement nécessaire, la salle était dans un état si terrible qu’il serait même embarrassant de tenir une réunion d’alcooliques anonymes.

Deux salles de conférence répondant à presque toutes nos exigences pouvaient accueillir respectivement 50 et 250 personnes. Mais compte tenu du fait que même selon les prévisions les plus optimistes, nous étions certains que 50 personnes au maximum viendraient à nous, la seconde option n'a pas été envisagée. (Spoiler: le nombre d’auditeurs et le pourcentage de participation étaient supérieurs à nos attentes)

Conseils aux organisateurs: prenez toujours au sérieux le choix du lieu des événements. Les auditeurs ne devraient pas être à l'étroit et étouffant. Inspectez la salle à l’avance, renseignez-vous sur la ventilation de la salle et sur la disponibilité des équipements dont vous avez besoin.

Où trouver des auditeurs?

C’était le prochain problème important auquel nous étions confrontés après avoir approuvé les sujets et choisi une salle de conférence. Il a été décidé d'utiliser plusieurs canaux de publicité.

  • Bannière sur l'une des ressources populaires de la ville. Cela a bien fonctionné. Il y a eu des cas où une personne inscrite en a attiré quelques autres. Un tel intérêt ne pouvait que se réjouir.
  • Lettres d'information à nos clients
  • Bouche à oreille
  • Annonces sur notre site web
  • Réseaux sociaux
  • Appels à froid

Nous avons fait un gros pari sur la bannière. Par conséquent, il a été décidé de l'afficher dans les 2 semaines sur le site. Mais il s'est avéré qu'en plus de nous, 3 autres clients pourraient être placés sur le lieu de publicité, il n'y avait pas un mot à ce moment dans la convention de placement. Nous avons commencé à nous en occuper et à obtenir une réponse assez grossière: "Vous auriez dû savoir, vous avez immédiatement indiqué la position et le délai, nous pensions savoir tout. Si vous le souhaitez, nous pouvons restituer l'argent pour les jours restants et supprimer la bannière du site. "

Nous n'étions pas satisfaits de cette situation, mais nous n'avions pas le temps de chercher de nouvelles plateformes publicitaires. Nous avons décidé de reporter la question de la compensation et de continuer à préparer la conférence.

Après la conférence, nous avons déposé une plainte auprès de l'agence de publicité et informé de notre intention d'aller en justice. En conséquence, les employés sont devenus polis et ont accepté une rémunération. À propos, ils ont immédiatement refait le contrat après cet incident.

Une semaine avant la conférence

Le travail battait son plein, les rapports ont été affinés, de nouvelles inscriptions sont apparues, des répétitions communes de spectacles ont été organisées et, oui, maintenant, le contenu des rapports change constamment, des présentations sont préparées pour les rapports.

En plus des rapports, il était nécessaire de résoudre un grand nombre de problèmes d’organisation. Nous étions simplement tiraillés entre préparation, problèmes d'organisation et travail, oui, pendant tout ce temps, nous travaillions encore sur des projets, comment pourrions-nous nous en passer?

La pause-café était l’un des problèmes organisationnels non résolus. Je voulais tout faire à un niveau élevé, alors nous avons porté une grande attention aux bagatelles (par exemple, quand il est préférable de prendre une pause-café, ce sera au menu). Notre salle de conférence était située dans l'hôtel, et il y a une salle et un menu spécial pour les pauses café. C'était un avantage certain. Deux jours avant la conférence, il a été décidé de rendre visite à l’hôtel et d’approuver le menu.

Il semble que nous avons oublié quelque chose

Ce sentiment nous a hanté tout au long de la dernière semaine préparatoire. Et pas en vain poursuivi. Nous avons vraiment oublié quelque chose et nous nous sommes souvenus de nous.

Quelques jours avant le séminaire, nous nous sommes souvenus de la nécessité de mettre une offre commerciale pour nos services dans le document. Nous n'avions pas le temps de le faire et nous avons décidé de compiler des brochures pour nos services. Avec amour, nous les mettons dans des sacs contenant des documents.

Nos flyers

Pas moins que nous, au cours de la phase active de préparation de l'événement, notre concepteur a souffert, à laquelle certaines tâches étaient constamment envoyées avec la marque URGENTLY. Anya, pardonnez-nous, nous vous aimons et nous ne le ferons pas.

Une histoire distincte était avec la liste de tous les documents. Ceux qui ont dû imprimer un produit en décembre devraient savoir qu'il est presque impossible d'imprimer quelque chose en deux jours, car toutes les imprimeries regorgent de commandes de souvenirs du Nouvel An et ne souhaitent pas entrer en contact avec des applications urgentes, en particulier avec un tirage limité. Mais en une heure, nous avons réussi à obtenir tous nos produits imprimés. Il y avait des craintes que soudainement quelque chose serait mal imprimé (et cela arrive souvent) et qu'il n'y aurait pas de temps pour rectifier la situation, mais rien ne s'est passé.

Quelques jours avant l'atelier

Nous avons téléphoné à ceux qui se sont inscrits (il y avait environ 55 inscriptions à ce moment-là) et avons confirmé leur participation au séminaire. Les prévisions étaient bonnes - environ 50 personnes allaient venir.

Bien sûr, ces jours-ci, nous avons révisé, répété, loué et critiqué les rapports de chacun. Les dernières modifications ont été apportées la veille de l’atelier.

Le soir du 2 décembre (2 jours avant la conférence), nous sommes allés à l'hôtel pour approuver le menu de la pause-café et, encore une fois, jetons un coup d'œil au hall d'accueil pour savoir quoi et où nous le placerons. Et puis une surprise nous attendait. Il s'est avéré que la salle était pour 45 personnes. Mais à ce moment-là, nous avions déjà plus de 50 inscriptions! Nous avons convenu de livrer les chaises (si elles trouvent, bien sûr), mais il y aura beaucoup de monde. Il semble que nouvelle ponction nous avons réussi à éviter.

Astuce 1. Planification

Le ratio idéal de sections dans le séminaire est la division en trois étapes principales. Je vais omettre la partie de salutation et de connaissance, mais je mentionnerai la partie théorique, la pratique et, bien sûr, les exercices pratiques.

Il est clair que le ratio de ces sections dépendra directement du sujet de votre excuse à collecter et de la complexité du matériel digestible. Dans des cas particuliers, vous pouvez essayer de remplacer les tâches de formation et de vous exercer avec une communication bidirectionnelle, ce qui compense le manque de communication avec l'auditeur.

Et un autre aspect important. Avant de peindre et de compléter votre scénario personnel de l'événement, vous devez décider à l'avance de la forme narrative: s'agit-il d'un atelier de club ou d'un cours de maître? Et peut-être que c'est un webinaire? Formation ou présentation?

Pensez à la manière dont il sera plus facile d’ouvrir le sujet et quels outils utiliser?

Astuce 2. Organisation de l'espace

Avant de commencer la performance, vous devez vérifier soigneusement le matériel nécessaire. Vous aurez certainement besoin de chaises, d’eau en bouteille, d’articles de papeterie pour les profils ou de notes.

Si vous avez choisi le formulaire de webinaire, vous devez au préalable installer le logiciel ou les programmes appropriés sur l'ordinateur portable, par exemple, Skype. Cela rendra la performance plus dynamique, moderne et informative.

Pour un séminaire de club, qui se tient traditionnellement autour d'une tasse de café ou de thé aromatique, vous devrez préparer les repas et penser à de délicieux produits.

Et gardez à l’esprit que vous avez probablement besoin d’équipements supplémentaires, et surtout fiables. Si l'auditoire est composé d'un très grand nombre de personnes, en l'absence de microphone, vous risquez d'être inaudible et de vous casser la voix. La tribune a également l’air attrayante, plaçant l’orateur au-dessus de la masse du peuple, ce qui permet de ne pas manquer les nuances.

Astuce 3. Commencer

Quant au début de votre discours. Tout d'abord, vous devez vous présenter au public. En plus du nom complet, je vous conseillerai de nommer le costume et la société ou le poste représenté.

Si environ 10 personnes assistent à votre événement, demandez-leur de se présenter de la même manière. Premièrement, cela créera une atmosphère plus conviviale et conviviale et, deuxièmement, lors de tâches de groupe ou d'exercices, ils seront plus à l'aise pour communiquer entre eux.

Si la réunion est destinée à des masses plus larges, alors, hélas, la possibilité de vous rencontrer n'est pas attendue.

Astuce 4. Plan de la réunion

Bien entendu, chacune des personnes présentes souhaite comprendre le programme auquel elles sont venues en allouant un certain temps. Répartis sur l’arbre et transformant le plan en improvisation complète, je ne vous conseillerai pas.

Annoncez les principales sections du séminaire afin de préparer les participants au début à ce qu’elle a à entendre.

Si vous avez préparé le programme à l’avance et que vous l’étendez sur les sièges, suivez quand même les étapes clés de la réunion.

Astuce 5. Suivez la mise au point.

Les observations des chercheurs nous disent qu'il est très difficile de garder l'attention et l'attention des gens pendant plus de 20-30 minutes. Le public ne perçoit pas le flux audio et se fatigue franchement.

Afin d'éviter une telle nuance, je vous conseillerai d'interrompre votre monologue par des tâches et exercices pratiques.

Aussi, se recommandent fortement réponses aux questions. Parfois, le sujet de discussion peut concerner des choses complexes et il peut être difficile de le comprendre immédiatement. Par conséquent, prenez le temps de communiquer avec l'auditeur.

Choisissez les questions dont les réponses permettront d'éviter l'apparition de problèmes secondaires et consécutifs. De cette façon, vous éliminez la possibilité de répétition et regonflez le matériau.

Aussi intéressant que soit le contenu, rappelez-vous que la performance n'a pas été conçue pour vous, mais pour les personnes qui sont venues au public. Gardez une trace des réactions, des indices et de l'humeur générale.

Essayez de soumettre des rapports de manière intéressante et sous la forme d'une histoire en direct. Je ne recommande pas la lecture de la feuille. Cela amènera dans la salle un sentiment de robotisme et d’isolement, ainsi que l’insécurité de l’orateur.

Train présenter le matériel est intéressant. Donc, si vous l'avez présenté à des parents ou à vos enfants. Couper le désir de bidouiller et ne pas donner tout le meilleur. Diversifiez le dialogue avec des tracés vidéo, des échauffements et des pauses pour des interruptions humoristiques ou des souvenirs de la vie sur le sujet.

Astuce 6. Assignments

Préparez les missions pour les personnes présentes à l'avance. Par exemple, sous forme imprimée. De cette façon, vous gagnez du temps en les plaçant dans le fauteuil invités.

Engager tous les membres de l'événement. Distribuez des exercices collectifs et individuels afin que le public n'ait pas le sentiment d'être «les mêmes acteurs sur le terrain».

Ne pas distinguer les individus du nombre total de visiteurs. Cette technique parle de comportement incompétent et agace les gens. Держитесь уверенно, добродушно и как можно отзывчивей.

Совет 7. Бумажное подтверждение

Особым, ритуальным свойством обладает сертификат или свидетельство о том, то слушатель успешно прошел тот или иной курс дополнительного обучения выбранной темы.

Je vous conseille de laisser vos contacts personnels et post-matériaux dans lesquels vous décrivez le programme pour d'autres réunions, formations ou master classes.

Assurez-vous de demander aux participants à la fin du séminaire ce qu’ils ont aimé exactement. Quelle information était la plus utile et précieuse? Et qu'est-ce qui devrait être amélioré? Les commentaires dans ce domaine ne sont pas seulement importants, ils sont fondamentaux!

Amis, cet article est terminé.

Abonnez-vous pour mettre à jour mon blog et le recommander à vos amis pour la lecture. Dans les commentaires, dites-nous comment vous avez réussi à organiser de tels événements? Quels outils vous ont aidé à mettre en œuvre le séminaire avec succès? Et quelles difficultés avez-vous rencontrées?

2. Ne pas mélanger

Nous avons beaucoup travaillé: nous devions travailler sur les projets de l’agence en même temps et nous préparer pour le séminaire, et non pas dormir la nuit pour tout faire.

Conseil: pour que le jour du séminaire, personne ne vous dise "Je ne veux pas de conférence, je veux être fox-fyr-fyr fox" - planifiez vos projets de manière à ne pas charger le conférencier la semaine précédant l'événement. Faites le plan le plus pessimiste pour vous préparer à la conférence et suivez-le à la lettre.

3. Prenez le prêt

Notre plus grande erreur - nous n'avons pas appelé tous les clients "chaleureux" qui ont manifesté leur intérêt. C'est simplement monstrueux, nous en avons honte, mais en décembre, nous n'avions tout simplement pas la force de prendre plus de nouveaux projets.

Astuce: ne répétez pas nos erreurs)

Cela soulève la question logique: était-il utile d'organiser ce séminaire si nous ne sommes pas en mesure de traiter le flux des applications entrantes?

Je pense que ça vaut le coup! Nous avons eu une bonne expérience de prise de parole en public, une notoriété accrue de la marque et la recherche de clients potentiels De plus, la conférence a donné l'assurance que nos services sont en demande.

Pin
Send
Share
Send
Send